Avancement des travaux de l'Approche B.E.C. : Vers un intranet d'entreprise avec SharePoint
Le Centre de services scolaire des Chênes a entrepris une démarche ambitieuse ayant pour but d’optimiser l'expérience employé au sein de son organisation, connue sous le nom de l'Approche B.E.C. (Bienveillance, Engagement, Collaboration). Débutée en 2022, cette démarche vise à renforcer la collaboration interne en alignant les valeurs organisationnelles avec les pratiques quotidiennes.
Formation du comité et plan d'action
À partir des commentaires recueillis lors de l’élaboration de l’Approche B.E.C., un plan d'action pour 2024-2025 a été établi. En septembre 2024, un comité de travail a été formé, celui-ci composé d'un membre de la direction générale, d’un représentant par services administratifs ainsi que de deux directions adjointes d'établissement. Ce comité a pour mandat de déterminer les actions requises afin de définir et réaliser les travaux en lien avec le plan d'action.
Avancement des travaux
Depuis la présentation du cadre théorique dans Le Maillon de février 2024, plusieurs actions ont été entreprises pour concrétiser cette approche.
À l'automne 2024, les services administratifs ont rendu disponibles des logigrammes afin de faciliter la compréhension de différents processus et la recherche d’information. Ces logigrammes sont accessibles dans TEAMS - GO_CSSDC_Services.
En décembre 2024, un sondage a été lancé auprès du personnel administratif pour valider l'intégration de l'approche dans la pratique. Voici quelques constats dégagés des résultats :
• Le nombre de répondants est satisfaisant, mais pourrait être amélioré (98 répondants);
• L’Approche B.E.C. est bien connue (95%);
• La satisfaction est au rendez-vous (90%);
• Il y a un désir de mieux intégrer le personnel de soutien ou autre catégorie d’emploi dans les travaux;
• Un enjeu est nommé au niveau de la communication dans les milieux;
• Les nouveaux employés ne sont pas informés de l’Approche B.E.C.;
• Il reste des efforts à faire pour l’intégration individuelle des conditions gagnantes;
• Il y a encore des pas à faire au niveau des comportements attendus en lien avec les valeurs de l’organisation;
• Des chantiers sont encore à poursuivre.
En janvier 2025, différents gabarits uniformisés ont été produits et certaines règles internes ont été établies pour le choix des différentes communications écrites. Le but est d’uniformiser les communications écrites produites par les différents services (communication de service, note de service, avis de travaux, ordre du jour, compte-rendu, etc.).
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Nouveau chantier : création d'un intranet avec SharePoint
Le comité est fier d'annoncer le lancement d'un nouveau chantier en collaboration avec une firme externe pour la création d'un intranet d'entreprise utilisant SharePoint. Cet intranet vise à centraliser les ressources, faciliter la communication et améliorer la collaboration entre les différents services et les établissements. Ce projet s'inscrit dans le cadre du plan d'action 2024-2025 et représente une étape clé dans la démarche d'optimisation.
Depuis l'automne 2024, les services ont amorcé des travaux de réflexion et d'identification des informations dans le but de les diffuser sur le futur intranet. Certaines règles en matière de gestion documentaire ont également été travaillées afin d'améliorer l'uniformisation des pratiques. Ainsi, une toute nouvelle convention de nommage pour les documents internes a été créée.
Une convention de nommage officielle est désormais disponible
Cet outil permet d’établir les bases de la création d’un titre pour un document. L’objectif principal de cette convention est d’uniformiser le nommage des fichiers pour en faciliter la recherche et l’archivage.
Cette convention servira en premier lieu à nommer les fichiers qui seront disponibles sur le nouvel intranet. Il sera possible de constater le changement de pratique dans les prochaines semaines, les prochains mois. Le comité vous encourage à en prendre connaissance et à l’adopter dans votre quotidien de façon graduelle.
Trois outils sont mis à votre disposition dans l’équipe TEAMS « Gestion documentaire », afin de bien vous accompagner dans cette transition.
• La convention de nommage
• L’aide-mémoire de la convention
• La liste des abréviations CSSDC
Pour toutes questions au sujet de la convention de nommage, n’hésitez pas à contacter Mme Claudia Moisan, technicienne en documentation.
Conclusion
L'Approche B.E.C. est une initiative structurante qui promet de transformer l’organisation en renforçant les liens entre les membres du personnel et en améliorant les pratiques de service à la clientèle interne. Le comité souhaite remercier tous les participants pour leur engagement et leur contribution à cette belle démarche.
